成功的會(huì)展活動(dòng)源于成功的會(huì)展策劃，成功的策劃源于對(duì)社會(huì)資源的有效整合，有效的資源整合必須使用有效方法，成功的策劃源于一位合格的會(huì)展策劃師。會(huì)展策劃是對(duì)相關(guān)社會(huì)資源整合的過程，是一個(gè)系統(tǒng)工程。因此，用系統(tǒng)的觀念去認(rèn)識(shí)資源，用系統(tǒng)的方法去分析整合資源，用系統(tǒng)的功能去實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化是會(huì)展成功策劃的創(chuàng)造性思維原理之一。
根據(jù)會(huì)展活動(dòng)的普遍特征，其整個(gè)系統(tǒng)由名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、組織機(jī)構(gòu)等五大要素構(gòu)成。這五大要素互相聯(lián)系，形成會(huì)展活動(dòng)的功能主體，對(duì)社會(huì)產(chǎn)生作用。會(huì)展活動(dòng)具有增加地方市場(chǎng)消費(fèi)、協(xié)助提高城市知名度、協(xié)助當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)知識(shí)提高、協(xié)助拓展商機(jī)、連帶保存文化資產(chǎn)、增加就業(yè)機(jī)會(huì)等六大功能。為了不同程度地實(shí)現(xiàn)這些功能，會(huì)展組織和策劃者將會(huì)展活動(dòng)相關(guān)的各類資源整合成完整的系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的優(yōu)化，從而達(dá)到會(huì)展活動(dòng)成功舉辦的目的。
五 W 系統(tǒng)分析法，是 WBSA 商務(wù)策劃知識(shí)體系中的 OK 原理與會(huì)展實(shí)務(wù)操作經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合而產(chǎn)生的會(huì)展策劃的思維方法。所謂五 W 指： 1 、 WHAT (做什么)?即做什么樣的會(huì)展項(xiàng)目。它包括項(xiàng)目名稱、主題、內(nèi)容、形式等; 2 、 WHY (為何做)?即選擇項(xiàng)目的背景理由是什么。其答案是基于對(duì)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的宏觀和微觀資源環(huán)境的分析、整理和判斷; 3 、 WHO (誰來參與)?即項(xiàng)目實(shí)施的組織機(jī)構(gòu)和參與對(duì)象如何。它包括支持、主辦、承辦、執(zhí)行承辦、協(xié)辦、贊助、參展、參會(huì)等單位的選擇; 4 、 WHERE (何地做)?即項(xiàng)目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經(jīng)濟(jì)、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷; 5 、 WHEN (何時(shí)做)?即項(xiàng)目實(shí)施的具體時(shí)間如何。通常包括項(xiàng)目的規(guī)劃、籌備、執(zhí)行時(shí)間及周期的安排。會(huì)展組織者和策劃者采用五 W 系統(tǒng)分析法，可以對(duì)會(huì)展活動(dòng)相關(guān)資源進(jìn)行簡(jiǎn)單地、明確地、系統(tǒng)地分析和整理，從而對(duì)會(huì)展活動(dòng)的構(gòu)成要素進(jìn)行科學(xué)地定位。